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办公室工作职责

时间:2015年08月03日信息来源:本站原创 点击: 【字体:

 

 

 

色达县人民法院

办公室工作职责

 

一、公文处理。

办公室负责公文收发、公文起草和公文管理。公文处理要求格式规范、内容翔实、指向明确、流转顺畅、保证质量、讲求效率,同时要兼顾实效性,确保公文传达、资料上报按时、到位。

(一)、收文处理

1、签收。签收时要逐件清点,签名注时。重要公文要逐页查点,发现问题要及时查询,并采取相应的处理措施。

2、收拆与登记。给院领导的亲收件,由院领导亲自收拆,给院领导的一般信件由办公室主任收拆,给本院的函件由办公室公文处理人员收拆并进行登记。凡办公室收到的有发文字号的公文、明传电报、重要会议通知和信件应进行登录,登录项目包括公文的标题、发文的字号、发文机关、密级、收文时间、份数、公文去向。

3、办文。登录完毕后,办公室主任应根据文件的要求,分清办件或阅件。属阅件的,按要求进行传阅,属办件的,应当在报告领导后,复印交职能部门办理。

(二)、发文处理

1、拟稿。本院的文件、报告和请示等,一般由办公室负责拟稿,院领导也可布置有关部门拟稿。关于部门工作的文稿,由有关部门负责拟稿,但公文文号统一由院办公室负责登记排定。

2、核稿。无论是办公室拟稿还是其他部门拟稿的公文均由办公室主任负责核稿。

3、签发。以本院名义发的公文由院长或院长指定的副院长签发。

4、印制。公文主办部门将签发稿交办公室文印室统一印制。办公室主任应当根据文件性质确定公文版式,文印室应当按照公文格式要求印制公文。

(三)、公文版式及适用范围

1、《色达县人民法院文件》版头公文主要用于发布重要决定、决议等。

发文代字为:色法发[XXXX]XX

2、《色达县人民法院党组文件》版头发布的公文主要用于发布、传达党的方针、政策,作出重要部署;党内有关重要事项的通知、任免干部、向上级党委请示、报告工作等。           发文代字为:色法党[XXXX]XX

3、本院发布的各类文件、简报等文字材料,办公室应当完整收集签发稿和印发稿,按照档案管理的要求统一归档。

二、负责办公后勤物资管理。

(一)、办公用品采购

1、所有办公用品的采购补给工作,统一由办公室负责组织实施。

2、严格执行政府采购制度,凡采购办公物资严格按政府采购规定的标准、程序进行。

3、严格采购审批制度。随用随买的个别零散性采购,一次性采购在500元以下的,由办公室主任审批;金额在500元以上的,由院长审批。

4、办公用品采购的一般程序为:申报补给庭室向办公室提出购物申请办公室按照规定权限办理审批办公室采购人员实施采购所购物品交保管员验收、登记入库分发物品;采购人和验收人各自在发票上签字分管领导按规定批准权限审签财务室核报。

(二)、办公用品的保管

1、办公用品由办公室指定专人负责保管。办公用品的保管与采购人员由2人分别担任,各负其责,不得一人双兼。

2、库存办公用品的种类和数量要科学确定、合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

3、批量购入的办公用品应即时入库存储,物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接,在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字。

4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用;庭室替换下的各类办公设备交由办公室保管,办公室要及时回收,登记造册,修旧利废,充分利用。

5、定期进行办公用品库房盘点,确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。

(三)、办公用品的领取

1、领取的原则是:工作任务清楚,使用目的明确,一次一领,随用随领,用多少领多少,专领专用。庭室领用时,应征得本庭室负责人同意,并按照规定填写《物品领取申请单》备案。

2、领取时,领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。

3、办公用品管理部门及人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领,领取人应做出解释,否则保管员有权拒付。

4、领取的非消耗性办公用品(如订书机、计算器、剪刀)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。

5、大件物品领取后,应列入办公室固定资产管理序列,明确责任人。办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还给采购员或保管员,采购保管人员根据情况予以调换或收回入库。

6、对于高档耐用办公用品,庭室间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;故意造成设备损坏的,直接责任人应赔偿。

三、公务印章管理

1、本院院印、办公室印及院长铭章、党组印章等,统一由办公室专人保管。各庭室印章由本部门安排专人保管。

2、用印应先成文,后盖印。对公文中的复印件、空白件一律不签印,更不得在空白纸张、介绍信等上面预盖印章。

3、加盖院印、院长签名章的诉讼文书,必须按照院审判委员会改进案件审批制度的规定,分别经院长或主管副院长、庭长审核签发,加盖院印(包括套印)的行政公文,必须经院领导审核签发;加盖院办公室印(包括套印)的行政公文,必须经院办公主任审核签发。

4、因公务外出需带盖有院印、办公室印章的空白介绍信、填充式诉讼文书或函件的,应尽可能填写能够预先填写的内容不得全系空白,经各部门负责人在存根上或底稿上将所需份数写明签注意见,并经院领导或办公室主任同意,由院办公室秘书科统一编号登记后才能加盖印章。公务完成后,应在存根上注明空白介绍信的用途,并将剩余介绍信交回。本院干警因私需以本院、院办公室或本院本部门名义并加盖相应印章、出具介绍信或证明的,须经主管院长、办公室或本部门的责任人审核签注意见。

5、印章保管人要严格执行本制度的各项规定,做好印章的使用和保管,不得玩忽职守。

四、公务用车管理

1、我院公务车辆统一由办公室集中管理、调度使用。各部门需用车,应提前填好派车单交办公室,驾驶员按办公室开出的派车单出车,严禁私自出车或擅自为个人或外单位出车。

2、禁止擅自私用公车。本院干警和直系亲属确因私事要用车的或外单位因工作需要借用车的,应征得院长同意后,自行交付燃油费用再行使用。

3、各用车部门(个人)应在每日晚8时之前将公用机动车辆停入老法院院坝内。

4、严禁在节假日用车。如确需办案、执行用车,须事先报请值班院长或分管院长同意,出现紧急情况用车的,事后应向分管院长报告。

5、车辆维修一律于县政府、县纪委指定地点进行修理。修理前应先向办公室报告,重大修理向院长报告,经同意后方可修理。车辆需进行修理时,由办公室派专人协助驾驶员进行维修内容核实及价格核定工作,修理费应将发票附修理单报办公室审核,方可报销。

6、因公需出差办案或下乡,驾驶员需提前向办公室报备,办公室根据出差办案或下乡地点的里程长短开具适当加油单据,避免出现不必要的浪费,驾驶员将油票和加油单据成套汇总后经办公室签字核定方可报销。

(作者:佚名 编辑:admin)
 
 
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